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Política de proveedores

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SELECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES


Análisis, preselección y aprobación de proveedores:
 
El Área Administrativa, con base en las necesidades de la organización y/o las solicitudes recibidas por parte de las áreas, organizará un análisis de mercado/proveedor, solicitando a las áreas que tienen una necesidad particular, la evaluación de los siguientes tipos de criterios de selección (Funcionales, Técnicos, Económicos, Estratégicos), que serán definidos por el área responsable de acuerdo al tipo de producto o servicio prestado por el proveedor. 
 
El área usuaria/solicitante presenta el proyecto al proveedor y genera un documento de seguimiento constante mediante actas. Presentará avances a sus jefes o se llevará seguimiento al Comité Directivo si el proyecto es clave o estratégico. Toda la información recopilada se entrega al Área Administrativa, quien analizará la información económica, y compartirá el resultado con el proveedor elegido.
 
Los siguientes son los criterios de selección de proveedores:
 
Funcionales (Área solicitante): 
  •  Experiencia previa
  • Garantía de servicio
  • Características que cubra la necesidad
Técnicos (Área Técnica):
  • Operatividad sobre la infraestructura
  • Seguridad de la información y Privacidad de datos
  • Soporte técnico
Económicos (Área administrativa): 
  • Oferta
  • Precio más favorable
  • Financiación
Estratégicos (Comité Directivo): 
  • Servicios extras al solicitado
  • Tiempo de entrega 
En el caso de productos y servicios de pequeño impacto económico, no se solicitarán presupuesto y oferta, en su lugar, se realizará una valoración de precio/calidad bajo elección del Área Administrativa.


Evaluación y calificación para la selección de Proveedores
 
El área administrativa realizará un consolidado de los criterios evaluados por cada área responsable, y lo registrará sobre la matriz “Listado de Proveedores”, donde se analizará su cumplimiento a los criterios.
 
Se deberán tener al menos 3 presupuestos y se tendrán en cuenta los proveedores que cumplen por lo menos con el 80% de los criterios de aceptación de selección definidos. Si no cumplen el 80% más de 2 proveedores, se debe revalidar el proceso.
 
De los proveedores que superan el 80%, se seleccionará el que tenga el porcentaje más alto de cumplimiento. En caso de tener proveedores con el mismo porcentaje de cumplimiento, se realizará una sesión entre el área administrativa y la gerencia del área solicitante para definir el proveedor con quien se contratará el producto o servicio.


Registro de nuevos proveedores
 
Todo nuevo proveedor será dado de alta mediante el cumplimiento del Registro de Nuevos Proveedores. Aquel proveedor que incumpla con cualquier requerimiento acordado entre ambas partes, será vetado indefinidamente de la cartera de proveedores recurrentes.
El responsable del Área Administrativa que gestiona dicho procedimiento, valorará y seleccionará la oferta que más se ajuste a lo requerido, generando la orden de compra y por consiguiente, alcanzando el acuerdo comercial.


Revisión y Seguimiento de proveedores
 
El seguimiento al correcto cumplimiento de las actividades contratadas con los proveedores, es responsabilidad de las áreas de negocio que tienen a cargo dicho proveedor, quienes verificarán con las áreas responsables, los criterios de seguimiento definidos. Los seguimientos se deben realizar por lo menos una vez al año y cada vez que se finaliza una relación contractual con el proveedor y se requiere renovación. Dicho seguimiento se entregará por parte del área usuaria/solicitante al área administrativa, quien compartirá con el proveedor directamente el resultado de su evaluación
En caso de presentarse inconvenientes en la operación de los proveedores que impacten la correcta operación de la compañía, las áreas de negocio informarán al área administrativa, para que sea evaluada la prestación de su servicio y se considere un cambio de proveedor.
Los siguientes son los criterios de evaluación que se realizarán a los proveedores:
 
Los siguientes son los criterios de seguimiento de proveedores:
Funcionales (Área solicitante): 
  • Experiencia de uso
Técnicos (Área Técnica): 
  • Fallas técnicas detectadas
  • Tiempos de Atención ante soportes y requerimientos
  • Incidentes de Seguridad de la información y privacidad de datos
Económicos (Área administrativa):  
  • Cambio en costos
Estratégicos (Comité Directivo): 
  • Modificación de servicios extra
  • Cumplimiento de tiempos de entrega

 

Evaluación y calificación para el seguimiento de Proveedores
 
El área administrativa realizará un consolidado de los criterios evaluados por cada área responsable, y lo registrará sobre la matriz “Listado de Proveedores”, donde se analizará su cumplimiento a los criterios.
 
Si el proveedor supera el 80% del cumplimiento de los criterios de seguimiento, se renovará el contrato con el proveedor, de lo contrario, se iniciará un nuevo proceso de selección para realizar el cambio del proveedor.


Comunicación de requisitos para el proceso de selección y seguimiento:
 
Antes de iniciar el proceso de selección, se informará a los proveedores los requisitos necesarios para realizar la selección y el seguimiento por medio de un correo electrónico compartido por el área Administrativa a dicho proveedor, informando el link en el sitio web corporativo donde se encuentran publicados los lineamientos
 

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